Définitions

« Candidat » : toute personne qui a envoyé une candidature et/ou a été contactée par IONES ou par l’intermédiaire d’une agence de recrutement concernant une offre d’emploi.

« Données personnelles» ou « Données à caractère Personnel» : Toute information relative à une personne physique, dès lors que la personne peut être identifiée(i) soit directement avec l’information détenue, (ii) soit indirectement avec l’ensemble des informations la concernant pouvant être accessibles et en fonction des moyens techniques.

« Employé » : toute personne qui a été recrutée par IONES , quel que soit son statut.

« GDPR » : le règlement européen sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.

« IONES » : IONES IT SERVICES, SUARL au capital de 1000 DT.

« Personne Concernée» : personne physique à laquelle se rapporte les Données Personnelles.

« Responsable du Traitement» : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.

« RH ou Ressources Humaines » : tout service ou membre d’un service impliqué dans la gestion du personnel, le recrutement, la paie ou les relations avec les instances représentatives du personnel au sein de IONES .

« Sous-Traitant» : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme traitant des Données à caractère Personnel au nom et pour le compte du Responsable du Traitement.

« Traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des Données ou des ensembles de Données à caractère Personnel, quel que soit le procédé utilisé et effectuée ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées (collecte, enregistrement, transmission, stockage, conservation, extraction, consultation, utilisation, interconnexion, etc.).

2. Qui est le responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est la société IONES IT SERVICES, SUARL au capital de 1000 DT. Immatriculée au RCS de Tunis sous le numéro 1864845/A/M/000. Adresse du siège social: Immeuble Omar, Bloc A, Bureau 3-2, Montplaisir 1073 – Tunis.

Téléphone : +216 55 66 03 80.

Pour toute question vous pouvez le contacter à l’adresse :  contact@iones.io

3. Quelles sont les données collectées ?

De façon générale, nous assurons que les Données Personnelles sont collectées et traitées de manière licite, transparente et loyale. Nous nous engageons à informer toute Personne Concernée de la finalité de la collecte et du Traitement de ses Données Personnelles, à ne collecter que des Données Personnelles adéquates, pertinentes et nécessaires au regard des finalités du Traitement, et à ne conserver les Données Personnelles que pour la durée strictement nécessaire au regard de la finalité du Traitement.

Les Données Personnelles que nous sommes susceptibles de collecter sont par exemple :

• des données d’identification, telles que vos nom et prénom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ;
• des données de candidature, telles que : nom, prénom, adresse email, téléphone, expériences professionnelles ainsi que toutes les informations que vous nous communiquez via la transmission de votre candidature et/ou de votre curriculum vitae et/ou des entretiens : photo, compétences, niveau d’étude, langues parlées, prétentions salariales, adresse personnelle, loisirs, situation familiale etc., si vous souhaitez postuler au sein de IONES ;
• des données professionnelles, telles que nom, prénom, vos fonctions, votre entreprise d’appartenance, si vous êtes un fournisseur ou prestataire de service de IONES, etc.

Dans le cadre de la gestion des ressources humaines : 

• Données de sécurité sociale (numéro de titre de séjour, numéro de CIN, numéro de CNSS),
• Transport/Déplacement professionnel (moyen de transport utilisé par un Employé pour le remboursement des frais de déplacement, par exemple carte de voyage, frais d’utilisation d’un véhicule, etc,)
• Formation et carrière (CV, diplômes, expériences de formation, expérience professionnelle, lettre de motivation, informations fournies par le Candidat, compte-rendu des entretiens, date des entretiens, permis de travail (oui/non), langues étrangères parlées),
• Vie professionnelle (contrat de travail, date de recrutement, numéro d’identification de l’employé, titre du poste),
• Données financières (déductions fiscales et impôts à la source, niveau de salaire, enregistrement du salaire et des autres éléments de rémunération, plan de stock-options, plan d’options d’achat, paiements pertinents, détails du compte bancaire),
• Données de vidéosurveillance et de contrôle des badges d’accès (IONES met en œuvre des systèmes de vidéosurveillance et de contrôle d’accès dans ses locaux qui conduisent à la collecte et au traitement de vos Données telles que les enregistrements vidéo, les informations d’accès et les informations sur le moment de la collecte),
• Toute autre Donnée supplémentaire que nous devons collecter afin de gérer la relation de travail.

4. Pour quelles finalités vos données sont-elles collectées ?

Chaque Personne Concernée est informée de manière claire et précise, de la finalité et de l’objectif recherchés par la collecte et le Traitement de ses Données.

(i) Clients – prospects – prestataires :  Vos Données Personnelles sont collectées et traitées afin de vous permettre de bénéficier de nos offres de services, d’exécuter nos contrats et de participer à nos évènements.

Le Traitement de vos Données Personnelles tend à répondre notamment à une ou plusieurs des finalités suivantes :

• permettre l’exécution et la gestion administratives et commerciales des contrats, exécuter les projets.
• répondre et gérer toute question, toute demande de contact, toute demande de rendez-vous,
• Vous proposer nos offres commerciales sur des services susceptibles de vous intéresser, la participation à nos événements, l’inscription à nos news letters, étant entendu que vous gardez, à tout moment, la possibilité de vous opposer sans frais à la prospection commerciale, en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans chaque email ou en nous contactant via les contacts indiques au paraphe 2 ci-dessus.
• Maintenir à jour nos fichiers clients afin de toujours mieux répondre à vos attentes.

 (ii) Candidats :  Gestion des candidatures, évaluation du candidat lors du processus de recrutement.

(iii) Employés : Vos Données personnelles sont collectées et traitées pour une ou plusieurs des finalités suivantes :

• Gestion de la relation de travail (administrer la rémunération, la paie et d’autres fonctions d’emploi standard) ;
• Administration des processus liés aux RH, y compris ceux relatifs à la gestion des performances/absences, aux questions disciplinaires et aux plaintes ;
• Gestion de la sécurité ;
• Fourniture d’installations informatiques ;
• Respect de la législation locale applicable (obligations en matière de congé de maternité ; horaires de travail ; rémunérations, salaires et avantages dus en vertu de votre contrat de travail, augmentations annuelles et tout autre ajustement salarial, déductions pour l’impôt sur le revenu et les cotisations de sécurité sociale, etc 😉
• Compilation de statistiques et réalisation d’enquêtes et de recherches à des fins de rapports internes et statutaires ;
• L’accomplissement de nos responsabilités en vertu de la législation sur l’égalité, l’immigration et la sécurité publique.

5. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

IONES conservera vos Données Personnelles uniquement pour la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, et conformément à la législation applicable. Ainsi, la durée de conservation de vos Données Personnelles dépend de la finalité de chaque traitement.

Afin de déterminer la durée de conservation de vos Données Personnelles, nous utilisons notamment les critères suivants :

• si des cookies sont utilisés, nous déterminons leur durée de vie en suivant la limite mise en place par l’autorité compétente ;
• lorsque nous conservons certaines de vos Données Personnelles pour satisfaire à une obligation légale ou règlementaire, et afin que nous puissions exercer nos droits, nous conservons vos données le cas échéant pour la durée indiquée dans le texte de loi de référence (par exemple : la durée de prescription ou la durée légale de conservation).
• Dans le cadre d’une candidature, votre CV et les informations que vous aurez renseignées lors du processus de recrutement seront conservées jusqu’à 2 ans après votre dernier contact avec IONES, sauf si vous vous y opposez. Seul votre accord formel permet une conservation plus longue.
• Les données que vous aurez renseignées dans le formulaire de contact seront conservées le temps nécessaire pour répondre à votre demande.
• Votre profil d’employé et votre dossier RH seront conservés par IONES jusqu’à la fin de votre contrat de travail, certaines données personnelles étant archivées pendant une période plus longue lorsque la loi l’exige ou pour l’exercice ou la défense de droits légaux (ex. : délai de prescription pendant lequel quelqu’un peut intenter une action en justice).

6. Quels sont vos droits en tant que personne concernée et comment les exercer ?

Selon les opérations de traitement dont vos Données Personnelles font l’objet, vous pouvez disposer des droits suivants :

• Droit d’accès

Le droit d’obtenir confirmation de notre part que des Données personnelles vous concernant sont, ou non, traitées (droit d’accès). Si tel est le cas, vous pouvez accéder à vos Données Personnelles et obtenir des informations telles que la finalité du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées, etc. ;

• Droit à la rectification

Le droit d’obtenir de notre part la rectification des Données Personnelles inexactes vous concernant (droit de rectification) ;

• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Le droit d’obtenir l’effacement de vos Données Personnelles, pour autant que l’un des motifs justifiant ce droit s’applique (droit d’effacement) ;

• Droit à la restriction du traitement

Le droit d’obtenir la limitation du traitement, lorsque l’un des motifs justifiant l’exercice ce droit s’applique (droit à la limitation du traitement) ;

• Droit à la portabilité des données

Le droit de recevoir vos Données Personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et le droit de transmettre ces données à un responsable du traitement sans entrave de notre part (droit à la portabilité des données) ;

• Droit d’opposition

Le droit d’opposition, c’est-à-dire que vous pouvez, par exemple, nous interdire d’utiliser vos Données Personnelles à des fins de marketing direct ;

Le droit de définir les lignes directrices pour le traitement de vos Données Personnelles après votre décès.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : contact@iones.io

Afin que nous puissions traiter votre demande de façon satisfaisante, vous devrez justifier de votre identité, par quelque moyen que ce soit. En cas de doute de notre part, nous pouvons vous demander des informations complémentaires, notamment la transmission d’une copie de votre carte d’identité, signée par vous.

Nous ferons de notre mieux pour répondre à vos demandes. Quelle que soit notre réponse, nous vous la ferons parvenir dans un délai d’un mois, mais notre délai de réponse peut être prolongé de deux mois supplémentaires en fonction de la complexité et du nombre de demandes.

Si, pour quelque raison que ce soit, vous estimez que notre réponse n’est pas satisfaisante, nous vous informons que vous pouvez déposer une plainte auprès de l’instance nationale de protection des données à caractère personnel (INPDP).

7. Qui peut accéder à vos données personnelles ?

Les personnes autorisées au sein de IONES et, dans certains cas, nos sous-traitants, peuvent accéder à vos Données Personnelles. Nous faisons nos meilleurs efforts afin de nous assurer que le nombre de ces personnes reste aussi restreint que possible et maintenons la confidentialité et la sécurité de vos Données Personnelles. D’autres destinataires tiers, tels que nos prestataires de confiance, peuvent également recevoir vos Données Personnelles, selon le traitement.

A cet égard, nous ne leur fournissons que les informations dont ils ont besoin afin de fournir le service et leur demandons de ne pas utiliser vos Données Personnelles pour d’autres finalités. Nous faisons toujours nos meilleurs efforts afin de nous assurer que tous nos prestataires de confiance avec qui nous travaillons maintiennent la confidentialité et la sécurité de vos Données Personnelles. Nous nous assurons également que, lorsque nos relations avec un prestataire de confiance arrivent à leur terme, ledit prestataire supprime vos données à caractère personnel sans délai.

Nous sélectionnons nos prestataires de confiance avec un grand soin, en nous assurant qu’ils fournissent les garanties suffisantes, notamment en matière d’expertise, de fiabilité et de ressources, pour implémenter les mesures techniques et organisationnelles à même de satisfaire aux exigences de la législation applicable, notamment la sécurité du traitement. A cet égard, nous nous assurons que nos prestataires de confiance ne traitent les Données Personnelles que sur nos instructions documentées. Nous nous assurons également que leur personnel s’est engagé à respecter la confidentialité ou soit soumis à une obligation légale appropriée de confidentialité.

En interne, vos données personnelles ne sont accessibles qu’au département RH ou à tout autre département ayant un strict besoin d’en connaître.

8. Où conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données sont conservées au sein de l’EEE. Les transferts de données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen ne sont autorisés que sous certaines conditions.

9. Quelles mesures de sécurités avons-nous mis en oeuvre concernant vos données personnelles ?

IONES a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des données et des risques que leur traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données Personnelles et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).

10. Cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur ou votre appareil lorsque vous naviguez sur Internet. Les cookies peuvent être utilisés pour collecter, stocker et partager des informations sur vos activités sur les sites web et les services que vous utilisez.

En naviguant sur notre site web, vous avez la possibilité d’autoriser ou non le dépôt de cookies sur votre ordinateur. Si vous faîtes le choix de ne pas utiliser de cookies, il est possible que vous soyez privés de certaines fonctionnalités de notre site.

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11. Lien vers des sites tiers – Réseaux Sociaux

Le site Internet de IONES peut contenir des liens vers des plateformes de médias sociaux gérés par des personnes ou organisations sur lesquels la société n’a aucun contrôle.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la politique applicable en matière de protection des données personnelles de chaque site Internet tiers auquel vous accéderez via notre site Internet afin d’apprécier la manière dont seront utilisées vos données personnelles.